干部人事档案管理规定（试行）
第一章 总则
第一条 为加强学院干部人事档案管理工作，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》《高等学校档案管理办法》《干部人事档案材料收集归档规定》等法律法规，结合学院实际，制定本规定。
第二条 干部人事档案工作是学院人事工作的重要组成部分，也是学院档案工作的重要组成部分，是学院人事等有关部门按照党的方针政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇及家庭状况、社会关系等内容的历史记录材料，由学院人事处档案室集中保存，统一管理。
第三条 干部人事档案属于国家秘密，必项严格贯彻执行党和国家有关档案、保密方面的法规和制度，坚持干部人事档案的真实性、完整性、机密性原则，严密保管，确保档案的完整与安全。
第二章 收集归档内容及分类
第四条 干部人事档案中收集归档的内容及分类
（一）第一类：
履历类材料：《干部履历表》和属于履历性质的登记表等材料。
（二）第二类：
自传材料：自传和属于自传性质的材料。
（三）第三类：
1.报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。
2.考察、考核、鉴定材料：考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表；工作调动、转业等鉴定材料。
3.审计材料：经济责任审计结果报告。
（四）第四类：
1.学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生(学员、学籍)登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书，党校学历证明；出国(境)学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。
2.培训材料：为期两个月以上的学员培训(学习、进修)登记表、考核登记表、结业登记(鉴定)表等材料。
3.职业(任职)资格材料：职业资格考试合格人员登记表；教师资格认定申请表等材料。
4.评（聘）专业技术职称（职务）材料：专业技术职务任职资格评审表、申(呈)报表，聘任专业技术职务审批表等材料。
5.反映科研学术水平的材料：科研工作及个人表现评定材料，业务考核材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。
（五）第五类：
1.政审材料：上级批复、审查(复查、甄别)结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。
2.更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。
（六）第六类：
党、团组织建设工作中形成的材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书；民主评议党员的组织意见，党员登记表；退党、自行脱党材料；恢复组织生活(党籍)的有关审批材料；入团志愿书；加入或退出民主党派的材料。
（七）第七类：
表彰奖励材料：县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批(呈报)表、先进人物登记(推荐、审批)表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。
（八）第八类：
涉纪涉法材料：处分决定，免于处分的意见，上级批复，核实(调查、复查)报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除(变更、撤销)处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关做出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。
（九）第九类：
1.招录、聘用材料：录(聘)用审批(备案)表；选调生登记表及审批材料；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。
2.任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置材料：干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；干部调动审批材料；军人转业(复员)审批表；退(离)休审批表等材料。
3.辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退审批表、决定材料；罢免材料。
4.工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动(套改)表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发(恢复)通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。
5.出国(境)材料：因公出国(境)审批表，在国(境)外表现情况或鉴定等材料。
6.党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团体代表会议、民主党派代表会议等形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。
（十）第十类：
1.健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。
2.治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。
3.干部人事档案报送、审核工作材料：干部人事档案报送单；干部人事档案有关情况说明等材料。
4.其他材料：毕业生就业报到证（派遣证），人事争议仲裁裁决书（调解书），申诉处理决定书（再申诉处理决定书、复核决定），再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。
第三章 收集归档
第五条 归档的干部人事档案材料，应真实、完整、规范、及时。
（一）真实是档案材料由法定人员形成，材料文字清楚，所指对象明确，材料内容符合干部的客观实际。
（二）完整是要将记载教职工本人德、能、勤、绩、廉各方面材料收集齐全，成套材料必须头尾完整。
（三）规范是保证档案材料收集工作质量，归档的材料必须是办理完毕的正式材料。凡规定需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后的材料。
（四）及时是要随时注意收集需要归档的材料，做到随办、随收、随审、随归。在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档。
第六条 干部人事档案材料使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)的公文用纸，材料左边应留有25毫米装订边。字迹材料符合档案保护要求。文字为铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不能使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。
第七条 干部人事档案归档材料一般不使用复制件，对确需要复制件存档的证书、证件等特殊情况，须在复制件上注明印制人、印制时间、原件存放处，并加盖材料出具单位或教职工人事关系所在单位人事部门的印章，以确保复制材料的真实、有效。
第八条 形成干部人事档案材料的部门，在形成正式材料后的一个月内，要把应归档的材料送交人事处归档。在移交归档材料时，须填写《干部人事档案材料归档移交清单》，移交清单一式两份，双方各持一份。
第九条 学院人事处应经常了解和掌握形成干部人事档案材料信息，建立联系制度，经常性地向形成材料的部门收集、催缴应归档的材料。
第十条 学院人事处应对干部人事档案进行定期专项审核，确保信息真实准确后，按干部人事档案整理类别整理成册，并完成干部人事档案的数字化。
第四章 档案管理
第十一条 学院人事处设置专门的档案管理机构和人员，按照安全保密、便于查找的原则，对学院权限范围内的干部人事档案实行集中统一管理。
第十二条 干部人事档案管理人员要忠于职守、坚持原则，熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关、保守机密，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。
第十三条 查阅、借阅、转入和转出干部人事档案应严格按照规定办理审批和登记手续，并要做好保密工作。
第十四条 严格执行档案室管理规定，做好“八防”（防火、防盗、防潮、防光、防尘、防高温、防有害生物、防有害气体）和“三铁一器”(铁门、铁窗、铁柜、消防器材)工作，确保档案安全。
第五章 档案使用
第十五条 档案查阅
（一）查阅干部人事档案，须经学校人事处审批，查档人员须为中共党员。任何个人不得查阅本人及其亲属、主要社会关系的干部人事档案。
（二）凡涉及教职工本人入党、出国、升学、任免、考察、调动、退休、工资、福利待遇等事宜，需要了解情况时，可查阅干部人事档案。
（三）公安、检察院、法院、国家安全部门，因业务工作需要出具证件或书面证明后，可查阅干部人事档案。因公证的需要，须查阅档案的，只可查阅干部人事档案的履历、自传部分。
（四）需查阅干部人事档案的个人和单位需填写《干部人事档案查阅审批表》，经学院人事处同意后方可查阅。
（五）查档人员要严格遵守保密制度和查阅要求，应在指定地点阅档，不得擅自拍摄、复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，须经学院人事处同意后才能进行拍摄、复制和摘录。拍摄、复制和摘录的档案相关内容要妥善管理，不得泄露或作为它用。
（六）查阅档案材料人员应爱护档案，不能在档案材料上划圈、批注、涂改、折叠、损坏、拆散、撤换等。
第十六条 档案转递
（一）凡接收的干部人事档案，由学院人事处审核、登记并及时寄发回执单。如发现档案中有短缺材料应及时催收。所接收的干部人事档案材料应在一个月内入库，办理交接手续。
（二）因调离等原因需要转递档案，须填写《干部人事档案调档审批表》，办理相关审批手续后方可密封档案，及时将档案转至新的主管单位。
（三）转递档案应遵循以下规定：
1.干部人事档案应通过机要交通转递，不能公开邮寄或交本人自带。
2.转递干部人事档案，必须按《干部人事档案材料转递单》项目详细登记，严密包封，专人送取。
3.转出的干部人事档案，做到内容完整齐全，装订规范。
第六章 纪律和监督
第十七条 学院人事处应加强对干部人事档案材料收集归档工作的监督和检查，严肃纪律、严格管理，确保干部人事档案材料收集归档工作有序进行。
第十八条 在干部人事档案材料收集归档工作中，干部人事档案材料形成部门、工作人员和本人必须严格遵守以下纪律：
（一）不以任何借口涂改、伪造档案材料。
（二）不将应归档材料据为己有或者拒绝、拖延归档。
（三）不将本规定所列归档范围之外的材料归档。
（四）不将虚假材料和不符合归档要求的材料归档。
（五）不私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。
第十九条 对违反干部人事档案材料收集归档工作纪律的，视其性质、情节轻重按照相关规定进行处理。
第七章 附则
第二十条 本规定自下发之日起执行。
