河南地矿职业学院招标与采购管理办法

发布者:张玲发布时间:2023-05-17浏览次数:

河地院〔202326


河南地矿职业学院

招标与采购管理办法

 

第一章 总 则

第一条 为了进一步规范学校招标与采购工作,提高资金使用效益,保证采购工作规范、高效、廉洁运行,依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》和《政府采购非招标采购方式管理办法》和河南省政府采购相关法律法规,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称采购,是指纳入学校年度预算管理的资金(包括财政拨款、事业收入、政府债券等),以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇用等。有偿出租、出售、转让等行为参照本办法执行。

本办法所称货物,是指各种形态和种类的物品,包括原材料、燃料、设备、产品等。商标专用权、著作权、专利权等知识产权视同货物。

本办法所称工程,是指建设工程,包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮以及与建设工程相关的勘察、设计、监理等。

本办法所称服务,是指除货物和工程以外的其他采购对象。

第三条 学校采购与招标工作实行“统一领导、归口管理、有效监督”的领导体制和工作机制,遵循“公开公正、公平竞争、诚实信用、讲求绩效”的原则,坚持论证规范、立项严谨、计划明晰、预算精确。

第四条 学校的采购与招标项目,必须先申报、后实施。凡是纳入本办法管理的采购和招标,需填报《河南地矿职业学院采购申请表》(附件1),并完成规定流程的审批。

第五条 学校采购分为集中采购和分散采购两种形式。

本办法所称“集中采购”,是指纳入河南省政府集中采购目录或采购项目预算金额在校内集中采购限额标准以上,由学校后勤处根据相关规定,委托省级集中采购机构、社会招标代理机构或后勤处自行组织的采购活动。

本办法所称“分散采购”,是指采购项目预算金额在校内集中采购限额标准以下,且河南省政府集中采购目录范围之外,经批准由申请采购单位负责组织的采购活动。

第六条 任何单位和个人不得将应当实行集中采购的货物、服务及工程项目,以化整为零或者其他方式规避集中采购。

第二章 组织机构及职责

第七条 学校成立招标与采购工作领导小组(以下简称“招标领导小组”),负责研究、决定招标与采购工作的重大事项。领导小组组长由院长担任,副组长由分管后勤处、财务处、审计管理部门工作的院领导担任。成员由后勤处、财务处、审计管理部门等部门负责人组成。领导小组的主要职责为:

(一)全面负责学校的招标与采购工作;

(二)审议学校招标与采购工作的规章制度;

(三)讨论、协调、审定学校招标与采购工作中的特殊事项;

(四)讨论、决定重大项目的招标与采购工作;

(五)党委会和校长办公会议安排的涉及采购和招标业务的其他事项。

第八条 学校采购与招标工作领导小组下设办公室,办公室设在后勤处,主要职责有:

(一)贯彻国家采购与招标的法律法规和方针政策,拟订学校采购与招标的规章制度和具体实施办法;

(二)组织遴选采购代理机构;

(三)组织和协调学校集中采购活动;

(四)审核采购项目的采购需求,办理采购意向公示、采购登记,编制采购文件;

(五)项目报河南省财政厅审批备案,并根据“应进必进”原则,在河南省公共资源交易中心办理入场手续;符合住建部门规定的重点工程建设项目的办理重点工程建设项目备案手续,不在河南省公共资源交易中心进行采购的项目均在学校或代理机构开评标室进行;

(六)在规定的媒体上发布采购公告;

(七)组织开标评标;

(八)在项目采购公告发布媒体上公示评审结果;

(九)负责采购文件等资料的立卷与归档,归档的材料主要包括采购项目审批表、采购文件、投标文件、开标评标记录等;

(十)在河南省财政厅政府采购网办理合同备案手续。

(十一)完成采购与招标工作领导小组交办的其他工作。

第九条 学校成立招标与采购监督工作小组(以下简称“工作小组”),负责监督学校采购活动和采购项目的实施。成员单位包括后勤处、财务处、审计管理部门等部门,审计管理部门监察人员(含特邀监察员)负责监督相关工作。工作小组的主要职责为:

(一)组织制定招标与采购监督工作有关规定,监督招标与采购政策法规和学校规章制度的执行;

(二)依照有关规定审核、确认评标委员会、竞争性谈判小组、询价小组成员等;

(三)监督评标委员会、竞争性谈判小组、询价小组成员和采购工作人员的职业行为,对采购过程中发生的不规范行为导致的结果行使否决权;

(四)协调处理招标与采购工作中的质疑与投诉事宜;

(五)依照有关规定参与确定采购方式、评审方法等;

(六)监督采购合同的洽谈、签订、执行及采购项目的验收;

(七)负责向特殊采购项目派驻监督员;

(八)完成学校安排的其他工作。

第十条 后勤处负责采购,申请部门负责货物、服务采购项目的具体实施和日常管理,主要职责为:

(一)本单位年度采购计划的汇总、申报等,落实采购经费与预算,并按有关规定办理审批立项等手续;

(二)制定本单位权限内采购工作制度、工作流程等;

(三)办理本单位自行采购权限范围内的采购、验收和相关采购项目的档案管理等事宜;

(四)编制集中采购项目的采购文件技术、服务要求和技术释疑工作,参与招标与采购项目的评审;

(五)本单位重大采购项目技术参数、采购合同的审核,负责组织或参与项目验收及支付与结算等工作;

(六)监督管理本单位权限内采购活动行为;受理与采购活动相关的质疑和投诉;

(七)完成招标与采购过程中的其他工作。

第三章 采购预算、计划申报与审批

第十一条 单位的招标与采购项目,无论其经费来源,都必须按预算管理有关规定编制和申报预算,并制订采购实施计划。

第十二条 采购项目需立项、审批的,严格按相关要求执行,并落实经费。

(一)基建、修缮工程项目计划,由新校区工程部、后勤处负责组织实施,严格按照学校基建工程管理要求立项审批;

(二)货物、服务等项目计划,由使用部门根据经费来源报归口管理部门审批。

第十三条 使用部门应加强采购工作的计划性,根据招标采购工作的时间要求提前编制采购计划,压缩采购批次,降低采购成本,提高采购效率。

第十四条 采购品目属政府集中采购目录或达到政府采购限额标准的,由招标采购汇总后向河南省财政厅统一申报政府采购计划。

第十五条 申请购置贵重仪器设备、大型软件的,必须提交购置可行性论证报告,严格按学校要求完成论证,并报分管校领导审批同意。

第四章 集中采购的范围及限额标准

第十六条 学校采购分为集中采购和分散采购。

第十七条 凡列入政府集中采购目录的品目或达到学校集中采购限额标准的,无论其经费来源,必须实行学校集中采购。未达到学校集中采购限额且未列入政府集中采购目录内的品目,可分散采购。

第十八条 集中采购项目由后勤处负责组织实施;分散采购项目由部门分管校领导统一协调下具体实施。任何单位和个人不得将集中采购项目化整为零或者以其他任何方式规避集中采购。

第十九条 集中采购限额标准由后勤处根据河南省政府采购限额标准制订,报学校审批后实施。

第五章 采购方式及其适用范围

第二十条 学校采购计划,根据项目情况采用公开招标、竞争性谈判(含竞争性磋商)、单一来源采购、询价、协议供货或网上竞价以及上级监管部门许可的其他方式采购。

第二十一条 公开招标是指学校或由学校委托的招标代理机构以招标公告方式邀请不特定供应商投标的采购方式。预算达到财政部门公布的公开招标数额标准的货物、服务或者工程采购项目,采用公开招标方式采购。

第二十二条 竞争性谈判是指谈判小组与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判,供应商按照谈判文件的要求提交相应文件和最终报价,从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的,可以采用竞争性谈判方式采购:

(一)招标后没有供应商投标或者没有合格标的,或者重新招标未能成立的;

(二)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

(三)非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;

(四)因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。

第二十三条 询价是指询价小组向符合资格条件的供应商发出采购货物询价通知书,要求供应商一次报出不得更改的价格,从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目,可以采用询价方式采购。

第二十四条 竞争性谈判或者询价采购活动可依法通过发布公告、从省级以上财政部门建立的供应商库中随机抽取或者学校和评审专家分别书面推荐等任意一种方式邀请不少于3家符合相应资格条件的供应商参与。

第二十五条 单一来源采购是指从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务,可申请采用单一来源采购:

(一)只能从唯一供应商处采购的;

(二)发生不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;

(三)必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的。

第二十六条 拟采用单一来源采购的,必须提供相应的公示材料在上级部门规定的媒体上公示,公示期不得少于5个工作日。公示结束后由后勤处按程序报财政部门,并申报采购计划。其余工作程序参照竞争性谈判采购程序执行。

第二十七条 协议供货是指在上级财政部门指定的协议供货单位中选取供货商进行谈判或询价的采购方式。

列入政府集中采购目录内、金额未达到公开招标数额标准的货物,原则上通过直选、议价、竞价等方法与协议供货商确定供货,以获得优惠的价格。

第二十八条 网上竞价是指通过互联网发布采购信息、接受供应商报价、网上竞标、公布采购结果等采购活动全过程的总称。网上竞价采购适用于小额、规格和标准统一、现货货源充足且价格变化幅度较小的货物。

第二十九条 对应急抢修工程项目,项目申请部门可视情况先组织施工抢修,并及时按规定补办相关手续。应急抢修工程项目主要指供水、供电、供气、通讯、网络等基础设施发生突发性事故,影响学校教学、科研、行政和师生生活正常运行急需抢修的项目。

第三十条 特殊采购项目可以采用上级监管部门许可的其他方式采购,具体由后勤处按规定实施。

第六章 采购限额和组织形式

第三十一条 纳入河南省政府集中采购目录或采购预算金额在 5万元以上(含5万元)的货物、工程和服务项目(不含科研项目),实行集中采购;单批未达到以上标准,但在一个月内同类项目预算金额达到以上标准的,也必须实行集中采购。

第三十二条 河南省政府集中采购目录以外,且采购预算金额在1万元(含1万元)至5万元(不含5万元)的货物、工程和服务项目(不含科研项目),实行分散采购,经批准后由申请采购单位组织。

第三十三条 使用科研项目经费,预算金额在10万元以上(含10万元)的采购项目,实行集中采购;按照《河南省财政厅关于省属高校和科研院所科研仪器设备采购管理有关事项的通知》的规定,依规落实科研仪器采购相关政策。

第三十四条 使用科研项目经费,预算金额在5万元(含5万元)至10万元(不含10万元)的采购项目,还需邀请一名学校正式教职工作为监督员监督评审全过程。

第三十五条 预算金额在5万元以上20万元以内(含5万元,不含20万元)、集中采购目录以外,且采购方式为竞争性谈判、单一来源、询价和竞争性磋商的采购项目,由后勤处直接组织或委托代理机构。

第三十六条 对于水、电、天然气等,由政府定价的采购项目,不再进行采购审批和招标组织,按照政府规定的定价和服务标准签订采购合同。

第三十七条 申请采购部门主要负责人为分散采购第一责任人,应确保采购全程公开、透明、可追溯,并对采购项目资料的完整性、真实性负责。

第七章 合同管理

第三十八条 采购合同的起草、签订、履行适用《河南地矿职业学院合同管理办法》。

第八章 验收与支付

第三十九条 采购项目验收采取二级验收机制:

项目需求部门或归口管理部门负责组织初步验收;后勤处、项目需求部门、归口管理部门、财务处、审计管理部门等部门组成联合验收工作小组,负责采购项目的联合验收工作。

各部门应根据招投标文件及合同约定的项目类别、特点及金额制定验收方案,对合同约定的每一项技术、质量、服务、安全标准等履约情况进行验收确认,并将验收情况结果记入项目验收报告;大型、复杂或技术性很强的采购项目, 应邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作,并出具合法的检测报告;国家规定强制性检测的采购项目,必须委托国家认可的专业检测机构进行验收。

采购合同金额50万元(含)以下的项目,由项目需求部门组织验收,验收工作小组成员不得少于3人,并签署验收报告,有项目监理的项目,监理人员要参加验收;采购合同金额50万元以上的项目,由归口管理部门和项目需求部门进行初步验收,验收工作小组成员不得少于5人,验收合格后,归口管理部门向后勤处提出联合验收申请,后勤处组建联合验收工作小组进行联合验收,并签署验收报告,有项目监理的项目,监理人员要参加联合验收。

第四十条 验收流程

(一)货物、服务类采购项目验收流程:

1.初次验收。初验由归口管理部门组织,项目需求部门参与。

2.申请联合验收。初验合格后,由归口管理部门向后勤处提交采购项目联合验收申请,并提供验收相关资料。

相关资料主要包括:初验合格报告、采购文件及附件、投标文件及附件、项目采购合同、产品合格证书及使用说明、第三方专业机构检测报告等资料。

3.联合验收。后勤处组建由项目需求部门、归口管理部门、财务处、审计管理部门、监理或邀请校外技术专家等部门组成的联合验收小组,进行联合验收,并出具验收报告。

联合验收小组根据采购合同条款认真核对品牌、规格、型号、配置、配件、产地、数量、服务内容和生产厂商等情况,现场检验设备运行状况和货物质量。

4.验收报告。联合验收合格后,验收小组成员签字确认,出具验收报告,应包括“验收合格”字样;联合验收不合格,出具验收报告,应包括“验收不合格”字样,并说明验收退回理由,退回上一验收环节。

5.登记入库。验收合格后,项目需求部门按规定办理资产登记入库手续。

(二)工程、修缮(维修、改造)类采购项目验收流程:

1.施工单位递交竣工申请。施工单位完成招投标文件及施工合同内全部工程内容并自验合格,且施工资料经政府建设主管部门初审通过后,向监理单位提交工程竣工报告和验收申请,并报归口管理部门审核批准。

2.归口管理部门审核。归口管理部门接到施工单位竣工报告和验收申请后,查阅相关资料、组织现场察看,对相关资料进行核查,与项目需求部门共同进行审验。

相关资料核查包括但不限于以下内容:

1)工程、修缮(维修、改造)设计和合同约定各项内容的完成情况;

2)施工单位出具的工程竣工报告和监理单位出具的工程质量验收报告;

3)检查《建设工程竣工验收备案表》和《建设工程竣工验收报告》;

4)工程、修缮(维修、改造)档案资料的真实性、完整性;

5)工程、修缮(维修、改造)使用的主要建筑材料、建筑构配件和设备的产品合格证和检测报告;

6)施工单位签署的工程质量保修书;

7)配套建设的工程装饰装修情况;

8)供电、供排水、通信、网络、卫生洁具等运行情况;

9)消防工程、电梯工程的检测、验收及运行情况;

10)工程、修缮(维修、改造)完工场地清理及施工单位临建和施工机具撤场等情况;

11)其他需要查验的情况。

3.后勤处组建联合验收小组。归口管理部门向后勤处申请组建联合验收小组,小组成员由项目需求部门、归口管理部门、施工方、监理、财务处、后勤处、审计管理部门等相关职能部门工作人员组成。

4.竣工验收。对符合竣工验收条件的工程,联合验收小组对合同履约情况和工程建设各环节执行国家法律法规和工程建设强制性标准情况进行竣工验收,并提出验收意见。

5.验收报告。联合验收合格后,联合验收小组成员签字确认,出具验收报告,应包括“验收合格”字样;联合验收不合格,出具验收报告,应包括“验收不合格”字样,退回上一验收环节,并说明退回理由。

6.办理工程移交手续。移交清单由归口管理部门提供,移交后由接收使用部门按规定办理资产登记入库手续。

7.验收依据。货物类采购项目验收依据包括项目采购合同、招投标文件、样品、产品合格证书及使用说明书等;工程、维修采购项目验收依据主要包括招投标文件、施工设计 文件、施工图纸、施工设计变更书、施工合同、配套设备技术说明书和《建筑工程质量验收统一标准》等。各验收小组应严格按照招投标文件及采购合同的约定验收。

第四十一条 验收职责

(一)项目验收相关人员职责:

1.验收人员须按照采购(招标)文件、投标(报价)文件、 各项承诺、采购合同、技术方案、配置型号等内容进行验收,不得私自改变验收标准,降低验收等级;

2.验收人员都有自由发表意见的权力;

3.验收人员应坚持原则,客观公正地独立提出验收意见并对自己的验收意见负责。

(二) 验收人员在验收中发现有下列不符合合同约定情形的,应在验收报告书中注明违约情形,不予验收合格:

1.供应商未按采购合同约定的时间、地点或方式履约,提供的货物型号或配置不符合采购合同约定,缺少应有的配件、附件、材料,货物或工程的数量、质量、性能、功能达不到采购合同约定的(采购合同未约定的,按国家、行业有关标准或技术文件规定执行);

2.供应商在安装、调试等方面违反采购合同约定或服务规范要求的;

3.其他违反采购合同约定的情形。

(三) 项目验收结束后,项目需求部门、归口管理部门或后勤处应将验收结果及时向有关部门通报,对存在的问题及时向有关校领导汇报。

第九章 监督检查

第四十二条 学校招标与采购活动必须遵守国家法律法规和学校有关规章制度,并自觉接受审计管理部门、财务处、教职员工以及社会各界的广泛监督。在采购活动中,采购人员及其相关人员与供应商有利害关系的,应自觉主动回避。投标人和其他利害关系人如认为项目不符合规定或存在违法乱纪情况的,可依法书面提出质疑、投诉。

第四十三条 招标与采购相关人员有下列情况之一者,根据情节轻重,给予党纪、政纪处分,是评标委员会、竞争性谈判小组或者询价小组成员的,取消其评审资格,触犯刑律的,移送司法机关处理。

(一)与供应商恶意串通的;

(二)以不合理的条件限制或排斥潜在投标人、对潜在投标人实行歧视待遇、强制要求投标人组成联合体共同投标或者限制投标人之间竞争的;

(三)违反规定对必须进行招标的项目不招标、将必须进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标的;

(四)评标委员会、竞争性谈判小组或者询价小组成员收受投标人的财物或者其他好处,或者其他有关工作人员向他人透露对投标文件的评审、中标候选人的推荐以及与评标有关的其他情况的;

(五)向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量或者可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况,泄露标底的;

(六)违规传递评标信息,收受贿赂,干扰评标,检查、验收失职,给学校造成损失的;

(七)其他违反有关规定的行为。

第四十四条 任何单位和个人均有权对学校招标与采购活动中的违规违法行为依法进行投诉、检举和控告,有关部门应及时受理。

第十章 附 则

第四十五条 涉及国家安全、国家秘密或商业秘密等特殊情况,不适宜进行招标的项目,不适用本办法,按国家有关规定执行。

第四十六条 学校之前相关文件规定与本办法相抵触的,以本办法为准。本办法未尽事宜,按国家法律法规及相关文件执行。

第四十七条 本办法由学校负责解释,具体执行中的问题咨询由后勤处负责答复。

 

附件:河南地矿职业学院采购申请表

  

附 件

 

河南地矿职业学院采购申请表

 

项目名称


预算金额(元)


经办人


项目类别

工程 货物 服务

申请事由:

 

 

 

 

采购清单(施工方案):

 

 

 

 

部门负责人

意见

 



年 月 日

部门主管院长意见

 



年 月 日

院长意见

 



年 月 日

 

 

 

 

 

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